Samenvatting van de uitgestelde Algemene Ledenvergadering 2020, digitaal gehouden op donderdag 25 februari 2021
De vanwege COVID-19 uitgestelde Algemene Leden Vergadering 20202 vindt voor het eerst niet fysiek maar digitaal plaats. Secretaris Reinier Prenger opent op donderdagavond 25 februari 2021 om 20:30 uur de vergadering. Aanwezig zijn 31 leden inclusief het bestuur.
De ingekomen stukken bestaan uit een drietal schriftelijke afmeldingen, het verslag van de kascontrolecommissie, de veranderingsnota afkomstig van de ereleden Jan den Draak, Paul Vredeling en Tido Bosker, en het voorstel voor een aanpassing van alvast een gedeelte van het Huishoudelijk Reglement.
Verder is er een wijziging op de agenda: we zullen eerst de discussies voeren over de punten die vermeld staan in de veranderingsnota, om pas daarna het agendapunt Verkiezing Bestuur en Commissies te behandelen.
De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 28 oktober 2019 zijn akkoord. Hierbij zijn twee vragen die vanuit de vergadering zijn gesteld, in voldoende mate beantwoord.
De jaarverslagen van de secretaris namens het bestuur, de jeugdcommissie en de onderhoudscommissie, zijn eveneens akkoord. De vraag vanuit de vergadering over het jaarverslag van de secretaris is voldoende beantwoord.
Als volgende punt komt de veranderingsnota aan de orde. De 6 vragen aan de Algemene Leden Vergadering passeren achtereenvolgens de revue:
- De ALV draagt het bestuur op om op korte termijn een commissie te vormen die een beleidsplan voor de hele vereniging gaat maken voor de periode 2020 ? 2024. Leden van deze commissie zullen afkomstig zijn uit het bestuur, de commissie voor seniorenzaken, de jeugdcommissie, de sponsorcommissie en de jeugdcoördinator.
Na een uitgebreide discussie over nut en noodzaak van een beleidsplan besluit de vergadering dat er weer een beleidsplan moet worden gemaakt. Voor de volledigheid: de status is dat een dergelijk beleidsplan al in de maak is en voor het einde van het seizoen zal worden gepresenteerd.
- Streven naar een nieuw bestuur van zes personen (dagelijks bestuur, plus vertegenwoordigers van drie commissies die voor het toekomstige beleid van wezenlijk belang zijn, namelijk de Commissie Seniorenzaken, de Jeugdcommissie en de Sponsorcommissie). Nodig is verder regeling van contacten van ieder van de drie dagelijks bestuursleden met overige commissies, zoals een contactcommissie, een normen en waarden commissie en een onderhoudscommissie.
Na een korte discussie besluit de vergadering dat de huidige bestuursvorm die enkele jaren geleden op de ALV is geaccordeerd, gehandhaafd blijft. Voor de volledigheid: een hernieuwde oprichting van een gedragscodecommissie is in de maak, inclusief een daarbij behorende gedragscode.
- De ALV spreekt de wens uit dat het bestuur in de toekomst weer op een in middelgrote verenigingen gebruikelijke manier gaat opereren, wat onder meer inhoudt: tenminste ‚‚n keer per maand een via de website aangekondigde vergadering, publicatie van een besluitenlijst en het met enige regelmaat houden van een spreekuur dat eveneens van tevoren wordt aangekondigd.
De vergadering gaat hier niet mee akkoord. Een spreekuur is in het verleden al een keer mislukt en kost onnodig tijd. Het bestuur is prima te benaderen op diverse manieren (persoonlijk, telefoon, mail). Een losse besluitenlijst kan leiden tot interpretatieverschillen; beter is de gekozen weg om dit mee te delen in nieuwsbrieven. Het maandelijks vergaderen is wat achterhaald in deze tijd; het bestuur moet kunnen vergaderen als het nodig is en niet hoeven wachten op de maandelijkse bijeenkomst.
- Het bestuur dient snel een kleine commissie in te stellen die v¢¢r het einde van het kalenderjaar een wijzigingsvoorstel gereed maakt voor de behandeling van de statuten en het huishoudelijk reglement in een tussentijdse ALV.
Dit is niet nodig. Er is al een kleine commissie bezig met de modernisering van de statuten en van het huishoudelijk reglement inclusief aanhangsels. De aanpassingen voor de statuten moeten we uitbreiden met de van belang zijnde punten uit de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen die op 1 juli 2021 ingaat. De aanpassingen van het huishoudelijk reglement moeten we nog controleren. Dit alles zal gereed zijn voor de komende ALV van eind oktober.
- De ALV doet een klemmend beroep op het bestuur de Sponsorcommissie op korte termijn te activeren om te kunnen rekenen op extra inkomsten (zoals via een ballenactie en bijdragen uit de club van vijftig).
De vergadering neemt dit over, waarbij aangetekend dat dit pas goed mogelijk is nadat het beleidsplan is gepubliceerd.
- De ALV spreekt zich positief uit over:
a. Strikte handhaving van het rookverbod in de kleedkamers, ook na afloop van de wedstrijden;
b. Bevordering van sportief gedrag, ook verbaal, in en buiten het veld;
c. Verbreding van de taak van de commissie Normen en Waarden naar de senioren.
Ten aanzien van punt c, dit is al in gang gezet. Ten aanzien van de punten a en b geldt dat de vergadering problemen ziet voor wat betreft de controle en de handhaving.
Het volgende ingekomen stuk, de aanpassing van een gedeelte van het huishoudelijk reglement, heeft de instemming van de vergadering. Hierbij gelden de volgende errata:
- Laatste regel artikel 9.a als volgt aanpassen:
(Her)benoeming van nieuwe/huidige bestuursleden zal plaatsvinden tijdens de ALV.
- Artikel 9c wijzigen in:
Het bestuur legt een voorstel met betrekking tot de bestuursvorm ter goedkeuring voor aan de ALV.
- Aanvulling op artikel 18:
Ieder instellingsbesluit moet, voordat het als aanhangsel wordt opgenomen bij het HR, worden goedgekeurd door de ALV.
Op de jaarrekening 2019-2020, bestaande uit de balans en de resultatenrekening, zijn enkele vragen ontvangen. Deze zijn naar tevredenheid beantwoord.
Ook de kascontrolecommissie is niet fysiek bijeengeweest, maar heeft per mail en via de telefoon de stukken doorgenomen. Jeroen Bloemsaat leest het verslag van de kascontrolecommissie voor.
De vergadering verleent décharge over het gevoerde financiële beleid aan het bestuur.
Tijdens de vergadering melden zich René Eversteijn en Perry Telle voor de kascontrolecommissie voor de komende twee jaar.
Jeroen Bloemsaat neemt afscheid als penningmeester van Semper Altius, zoals al eerder aangekondigd. Als zijn opvolger stelt het bestuur Ties de Jong voor. Er hebben zich geen andere kandidaten gemeld. De vergadering bekrachtigt de benoeming van Ties de Jong als penningmeester.
Op verzoek van de vergadering stelt Eelco Eijkman zich weer kandidaat als voorzitter. De vergadering reageert verheugd. Reinier Prenger, die had gemeld aan te blijven tot de ALV, gaat toch verder als secretaris.
Bij de commissies geeft Floris Prenger aan namens de lagere senioren in het Technisch Hart of de TC te willen plaatsnemen.
Jeroen Bloemsaat geeft vervolgens een toelichting op de begroting voor het seizoen 2020-2021, en beantwoordt vragen die vanuit de vergadering worden gesteld. De contributie-inkomsten zullen naar verwachting zo'n 5% lager uitkomen dan begroot, en ook de inkomsten uit de pacht zullen een stuk lager uitvallen. Daarentegen weten we nog niet wat de KNVB precies in rekening gaat brengen, en weten we ook nog niet wat de Gemeente Rijswijk gaat doen. We hopen voor eind mei duidelijkheid te hebben. De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde begroting.
Ook gaat de vergadering akkoord met het voorstel om de contributie voor het seizoen 2021-2022 niet te verhogen.
Belangrijke vragen:
- Gaat de vereniging dit seizoen nog iets doen voor de senioren (veld/zaal) die slechts enkele wedstrijden hebben gespeeld en slechts enkele weken hebben kunnen trainen?
- Als dit seizoen niets mogelijk is, gaat de vereniging volgend seizoen iets doen voor de senioren ter compensatie?
Antwoord bestuur:
We teren enorm in op het eigen vermogen en we zouden de vraag op dit moment eigenlijk moeten omdraaien. Wat kunnen de leden doen om de club overeind te houden? Natuurlijk zoekt het bestuur manieren om de vereniging aantrekkelijk te houden en daar waar mogelijk willen we zeker een vorm van compensatie bieden. Op dit moment geldt echter de overlevingsstand. Op zijn vroegst in mei kunnen we meer duidelijkheid bieden als de reacties van de Gemeente Rijswijk en van de KNVB definitief zijn.
Hierna volgen enkele aanvullende mededelingen van het bestuur:
- Er is een nieuw bestuur voor de Stichting Sportpark Hoekpolder, bestaande uit de huidige dagelijkse besturen van Semper Altius en Red Lions. Dit bestuur is per 1 januari 2021 gestart, en is nu bezig met een inventarisatie en met een aanpassing van de statuten. Zodra alles duidelijk en definitief is, komen we met een officiële aankondiging.
- De gemeente Rijswijk wenst de biodiversiteit op de sportparken te vergroten. Dit maakt de uitstraling van de sportparken aantrekkelijker, en draagt bij aan het terugdringen van de overlast van engerlingen, emelten en de eikenprocessierups. Dit houdt het volgende in:
* Maaifrequentie overhoeken gaat van 5 naar 1 à 2 keer per jaar;
* Maaifrequentie slootkanten en talud gaat van 2 naar 1 keer per jaar;
* Aanpassen beheer van hagen, bomen, bossages en groenvoorzieningen;
* Inzaaien overhoeken en stroken met bloemrijke graslandmengsels;
* Plaatsen van nestkasten voor spreeuwen en koolmezen tegen het gebouw.
Omdat de nieuwjaarsreceptie geen doorgang kon vinden, zijn de jubilarissen niet op de bekende manier gehuldigd. Dit zijn: Wil van Balen (50 jaar), Tido Bosker (50 jaar), Herman Maat (50 jaar), Maja van Kampen (25 jaar) en Wil Zijlstra (25 jaar). Dit zal op de komende nieuwjaarsreceptie alsnog gebeuren.
Het bestuur stelt voor om de volgende leden te benoemen tot Lid van Verdienste naar aanleiding van de hoeveelheid tijd en werk zij (vroeger) in de vereniging hebben gestoken: Iwan Stenhuijs en Aad van Someren. De vergadering neemt dit over.
De vergadering wordt afgesloten met een korte rondvraag. Het traditionele aanbieden van een drankje na afloop van de vergadering houdt men tegoed. Na dankzegging voor een ieders aanwezigheid sluit Reinier Prenger de vergadering.
